退職代行サービスとは？企業側のメリット・デメリットや対応方法を解説

退職代行サービスとは、従業員本人に代わって会社に退職の意思を伝えるサービス。

最近は、退職代行サービスを利用する人も多く、企業の人事労務担当者にとって、突然の退職代行からの連絡は戸惑うことが少なくありません。

しかし、サービスの仕組みや法的な位置づけを理解し、適切な対応フローを把握しておけば、冷静に対処が可能です。

そこで、この記事では、退職代行サービスの概要から、企業側が受けるメリット・デメリット、実際に連絡が来た際の具体的な対応方法、利用されないための職場環境づくりまでを網羅的に解説します。

退職代行サービスとは｜従業員本人に代わり退職の意思を伝える仕組み

退職代行サービスは、退職を希望する従業員に代わって、本人の代わりに企業に伝えるのが主な仕組みです。

多くのサービスでは、電話やメール、LINEなどで依頼が完結し、従業員は出社することなく退職手続きを進められるのが特徴です。

こうしたシステムを利用する背景には、少なくとも上司への恐怖心や引き止めに遭うことへの不安、そしてハラスメントなど従業員が直接退職を言い出しにくい職場環境があります。

企業側からすると突然の通知に見えますが、なぜ使うのかという従業員の心理を理解することが、今後の労務管理を考える上で重要となります。

サービス内容は退職意思の伝達が基本ですが、運営元によって交渉の可否など対応範囲が異なるため、適切な対応が欠かせません。

退職代行サービスは3種類｜運営元ごとの違いを解説

退職代行サービスは、運営元によって「弁護士法人」「労働組合」「民間企業」の3種類に大別されるため、どの種類の業者から連絡が来たのかをまず確認することが重要です。

なぜなら、運営元によって法的に認められている業務範囲が異なり、特に退職日や未払い賃金などの交渉権の有無が違うからです。

最近は民間企業による代行サービスもありますが、交渉ごとに関しては法的な制約があります。

ここからは、退職代行サービスの種類について、運営元ごとの違いを詳しく解説します。

弁護士法人が運営｜交渉や法的手続きも可能

弁護士法人が運営する退職代行サービスは、単なる退職意思の伝達にとどまらず、法律の専門家として幅広い業務に対応できる点が最大の特徴です。

具体的には、未払い残業代や退職金の請求、有給休暇の消化といった金銭交渉を行えます。

万が一、企業との間でトラブルが発展し、法的な訴訟に移行した場合でも、代理人として対応を任せられるのが特徴となっています。

企業側が従業員に対して損害賠償請求を検討するようなケースにおいても、法的な観点から適切な対応が可能です。

法的なトラブルへの発展が予想される複雑な事案では、最も安全で確実な選択肢といえるでしょう。

労働組合が運営｜団体交渉権を持つ

労働組合が運営する退職代行サービスは、労働組合法に基づいて「団体交渉権」が保障されている点が最大の特徴です。

従業員が労働組合に加入することで組合員となり、組合として企業との交渉に臨みます。

この権利を行使して、退職日の調整、未払い給与や残業代の請求、有給休暇の消化など、従業員の労働条件に関するそれぞれの交渉を正当な権限のもとで行うことができます。

なお、企業側は労働組合からの団体交渉の申し入れを正当な理由なく拒否できないため、注意が必要です。

弁護士とは異なるアプローチですが、従業員の権利を守るための強力な交渉力を持つ組織といえるのではないでしょうか。

民間企業が運営｜退職の意思伝達に特化

民間企業が運営する退職代行サービスは、弁護士や労働組合とは違い交渉権を持ちません。

業務範囲は、あくまで従業員の「退職したい」という意思を代行して伝える「使者」としての役割に限定され、仮に民間企業が退職日の調整や未払い賃金の請求といった交渉を行えば、それは弁護士法に違反する「非弁行為」と見なされる可能性があります。

中にはこの法律を理解せず、違反行為を行う悪質な業者も存在するため注意が必要です。

弁護士のような特別な免許や資格がなくても運営できるため参入障壁は低いですが、その分、サービスの質やコンプライアンス意識には差も……。

従業員が退職代行サービスを利用する主な理由

従業員が退職代行サービスを利用する背景には、深刻な悩みが隠れているケースが珍しくありません。

代表的な理由は、以下の2つです。

• 上司からのパワハラ
• 引き止めに対する不安

以上の他、真面目で責任感の強い人ほど「会社に迷惑をかける」という罪悪感から退職を言い出せず、精神的に追い詰められてしまうこともあります。

退職の意思を伝えるという行為自体に多大な精神的エネルギーを要するため、心にゆとりがない状態の利用者にとっては、第三者が代行してくれるシステムは大きな助けになります。

利用する人の大半は、円満な退職を望む一方で、直接対話することのリスクや負担を避けたいという要望を持っているわけです。

結果的に、退職代行サービスのニーズは多様化しています。

今後は、さらに複雑な理由で退職代行を依頼する人も出てくるはずです。

企業が退職代行サービスを利用されるメリット

退職代行サービスは、企業側にとって必ずしもデメリットばかりではありません。

具体的なメリットとしては、次のようなものがあります。

• 感情的な対立を避け、事務的に退職手続きを進められる
• 退職日が明確になることで、社会保険の手続きや貸与品の返却といった事務処理を計画的に進めやすくなる

従業員が直接退職を申し出た場合、引き止め交渉が長引いたり、感情的なもつれから他の従業員に悪影響が及んだりする可能性がありますが、代行サービスを介することで、直接的な衝突を回避可能です。

また、バックオフィス部門にとっては、退職日が明確になり、社会保険の手続きや貸与品の返却といった事務処理も計画的に進めやすくなるため、結果的にスムーズな退職処理につながる場合も。

企業が退職代行サービスを利用されるデメリット

退職代行サービスは、企業側にとっていくつかのデメリットも生じます。

• 従業員本人から直接退職理由を聞き出す機会を失う
• 突然の退職となるため、業務の引き継ぎが不十分なまま欠員が発生し、他の従業員の負担増加やプロジェクトの遅延につながるリスクがある
• 未払い残業代の請求などで訴えられる可能性がある

代行によって従業員に退職されてしまった場合、職場環境の問題点や業務上の課題を把握できず、組織改善のきっかけを逃してしまうのが難点です。

また、突然の退職となるため、業務の引き継ぎが不十分なまま欠員が発生し、他の従業員の負担増加やプロジェクトの遅延につながるリスクもあります。

状況によっては、未払い残業代の請求で訴えられる可能性も考えられ、法的な紛争に発展することも想定しておかなければなりません。

どちらにせよ、企業側は従業員側と十分に話し合える場を設けることが大切です。

従業員から退職代行の連絡が来た際の対応5ステップ

ここからは、従業員から退職代行の連絡がきた際の対応を5ステップで見ていきましょう。

ステップ1：連絡してきた代行業者の種類を確認する

退職代行から電話やメール、あるいはLINEなどで連絡が来たら、最初に行うべきは運営元の確認です。

相手が「弁護士法人」「労働組合」「民間企業」のいずれであるかによって、後の対応方針が変わります。

特に、退職日の調整や未払い賃金などの交渉事が可能かどうかは、運営元次第です。

例えば、東京弁護士会所属の弁護士が代理人となっているのか、特定の労働組合の担当者なのか、それとも交渉権のない民間企業のスタッフなのかを明確にしてください。

相手の名称と連絡先を正確に控え、可能であれば公式サイトなどで実在する組織かどうかも確認することが、適切な初動対応につながります。

ステップ2：従業員本人の退職意思を確かめる

次に、退職代行業者が本当に従業員本人から依頼を受けているのかを確認します。

なりすましやいたずらの可能性もゼロではないため、本人の退職意思を証明する書類の提示を求めましょう。

具体的には、従業員本人が退職代行業者に業務を委任したことを示す「委任状」や、運転免許証などの「身分証明書の写し」の提出を要求するのが一般的です。

これらの書類によって本人の意思が確認できるまでは、正式な退職手続きを進めるべきではありません。

例えば「3日後に会社を退職したい」といった一方的な要求があったとしても、まずは本人確認を優先し、確証が得られてから次のステップに移るのがベター。

ステップ3：退職届の提出を正式に依頼する

従業員本人の退職意思が確認できたら、就業規則に則って正式な退職届の提出を代行業者経由で依頼します。

口頭での意思表示だけでなく、書面での提出を求めることで、退職の事実を明確な証拠として残すことができます。

これは、後のトラブルを避けるための対応です。

雇用契約書に退職手続きに関する規定がある場合は、それに従うようお伝えください。

退職届のフォーマットを会社で用意している場合は、各様式を代行業者に送付し、本人に記入・捺印の上、郵送してもらうように手続きを進めましょう。

退職理由については、詳細なレポートを求めるのではなく、自己都合退職か会社都合退職かが分かる形式で十分です。

ステップ4：貸与品の返却手続きを進める

退職手続きと並行して、会社からの貸与品の返却についても具体的な手続きを進めます。

パソコン、スマートフォン、社員証、健康保険証、制服、名刺、法人用クレジットカードなど返却が必要なアイテムをリストアップし、漏れがないか確認してください。

それぞれリストを代行業者と共有し、返却方法（郵送が一般的）や最終的な返却期限について明確に取り決める他、送料をどちらが負担するのかといった細かな点もこの段階で合意しておくのが理想です。

特に、機密情報が含まれる可能性のあるPCや書類の返却は、確実に行われるよう、最後まで進捗を管理しましょう。

ステップ5：社会保険や雇用保険の手続きを行う

従業員の最終出社日と退職日が確定したら、社会保険および雇用保険の資格喪失手続きを進めます。

退職日の翌日から健康保険は使用できなくなるため、速やかに健康保険被保険者証を返却してもらう必要がある他、本人が希望する場合には、転職活動や失業手当の受給に必要となる「離職票」を交付しなければなりません。

離職票は原則として退職後10日以内にハローワークへ届け出を行い、本人に送付します。

なお、手続きは法律で定められた企業の義務であり、遅滞なく正確に行うことが必要です。

源泉徴収票の発行準備も忘れずに行うよう、準備を進めておくと安心です。

退職代行の連絡を受けた際に企業が注意すべきこと

ここでは、退職代行の連絡を受けた際に企業が注意すべきことについて見ていきましょう。

従業員本人への直接連絡は避ける

退職代行業者から連絡があった場合、従業員本人への直接の連絡は避けるべきです。

代行サービスを利用する従業員は「会社と直接話したくない」あるいは「話せない」状況にあることがほとんどです。

その意思を無視して電話をかけたり、自宅を訪問したりする行為は、さらなるトラブルの原因となり、場合によっては強要やプライバシー侵害と見なされるリスクもあります。

何か連絡事項がある場合は、必ず代行業者を介して行うのが鉄則。

こうした本人への接触が不可であることを社内関係者に周知し、不用意なコンタクトを防ぐ必要があります。

有給休暇の残日数を確認し適切に処理する

退職代行を通じ、残っている有給休暇の完全消化を要求されるケースは多いです。

有給休暇は、労働基準法で定められた従業員の権利であるため、企業は少なくとも特別な理由がない限りは申し出を拒否できません。

まずは対象従業員の有給休暇の残日数と、申し出のあった退職日を正確にご確認ください。

なお、民法の規定により退職の申し出から2週間が経過すれば雇用契約は終了するため、期間内で有給休暇を消化できるよう調整するのが一般的とされています。

事業の正常な運営を妨げる場合にのみ企業は時季変更権を行使できますが、退職予定者に対しての行使は極めて困難であると認識しておきましょう。

交渉事は弁護士または労働組合とのみ行う

退職日の調整、未払い賃金の支払い、退職金の額など、金銭や労働条件に関する交渉を行う場合は、相手が誰なのかを厳密に確認する必要があります。

これらの交渉事は、弁護士法や労働組合法で定められた特定の資格や権利を持つ者しか行うことができません。

そのため、相手が弁護士または法的に認められた労働組合である場合に限り、交渉に応じるのがスマート。

もし、交渉権のない民間企業の代行業者がこれらの交渉を持ちかけてきた場合、それは非弁行為にあたる可能性があるため、応じる義務はありません。

この場合、交渉は無効であり、退職意思の伝達のみを受け入れるというスタンスで対応すべきです。

退職代行による申し出は拒否できるのか？

退職代行からの申し出を拒否したいと考える経営者や人事担当者もいるかもしれませんが、法的な観点から見ると極めて困難です。

日本の法律では、従業員には退職の自由が保障されているため、意思伝達の方法が代行サービス経由であったとしても、本人に退職の意思があることが確認できれば、企業側は一方的に雇用契約の継続を強制することはできません。

重要なのは、申し出の方法ではなく、従業員本人の意思。

ゆえに、企業としては「認めない」という姿勢を取るのではなく、申し出を事実として受け止め、粛々と手続きを進めるのが現実的な対応となります。

原則として従業員の退職は拒否できない

民法第627条第1項では、期間の定めのない雇用契約（正社員など）において、従業員はいつでも解約の申し入れができ、申し入れの日から2週間が経過することによって雇用契約が終了すると定められています。

つまり、従業員が「退職したい」と申し出た場合、会社側の承認がなくても、2週間後には法的に退職が成立するのです。

これは、退職代行サービスを介した申し出であっても同様。

有期雇用契約の場合でも「やむを得ない事由」があれば即時解約が可能です。

そのため、企業が従業員の退職自体を拒否することは、法的にほぼ不可能であると理解しておく必要があります。

非弁行為にあたる代行業者からの交渉は拒否可能

従業員の退職の意思表示自体は拒否できませんが、弁護士資格を持たない民間企業の代行業者から行われる「交渉」については、拒否することが可能です。

例えば、退職日の調整や未払い残業代の請求といった行為は、法律事務にあたるため、弁護士でなければ行えません。

もし民間業者がこうした交渉を持ちかけてきた場合、それは弁護士法第72条で禁止されている非弁行為に該当する可能性があります。

企業としては、違法な要求に応じる義務はなく「交渉についてはお受けできません。退職の意思表示のみ承ります」と明確にお伝えください。

あくまでも意思伝達の範囲内でのみ対応しましょう。

退職代行を使われない職場づくりのためにできること

退職代行を使われるということは、職場に何らかの問題があるということです。

特に、キャリアやライフプランに悩みを抱えやすい30代、40代の中堅社員を含め、すべての従業員が安心して働き続けられる環境づくりを忘れてはいけません。

対症療法的な対応だけでなく、根本原因に目を向け、コミュニケーションの活性化やハラスメント対策、労働環境の改善に継続的に取り組む姿勢が求められます。

コミュニケーションを取りやすい環境を整備する

従業員が悩みを一人で抱え込まず、気軽に相談できる風通しの良い職場環境は、退職代行の利用を防ぐうえで大切です。

上司と部下の1on1ミーティングを定期的に実施し、業務の進捗だけでなく、キャリアの悩みや人間関係についても話せる機会を設けてください。

また、部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションを促進する社内イベントや、メンター制度の導入も有効とされています。

正社員だけでなく、派遣社員やアルバイトなど、あらゆる立場の従業員が意見を発信しやすく、尊重される文化を醸成することが、問題の早期発見と解決につながるでしょう。

ハラスメント対策を徹底し相談窓口を設ける

パワーハラスメントやセクシャルハラスメントは、退職代行サービスが利用される深刻な原因の一つです。

企業はハラスメント防止方針を明確に示し、管理職を含む全従業員に対して定期的な研修を実施することが欠かせません。

また、万が一ハラスメントが発生した場合に、被害者が安心して相談できる窓口の設置が法律で義務付けられています。

社内の相談窓口に加え、プライバシーが守られる外部の専門機関と連携した窓口を設けることで、従業員はより相談しやすくなるのではないでしょうか。

トラブルを未然に防ぎ、起きてしまった際には迅速かつ公正に対処する体制を整えることが、従業員の信頼確保につながるため、社内整備も同時に進めていきましょう。

従業員の労働環境や待遇を見直す

長時間労働の常態化、不公平な評価制度、業務内容に見合わない賃金など、労働環境や待遇への不満も退職の要因となります。

可能であれば、定期的に従業員満足度調査やアンケートを実施し、現場の意見や要望を吸い上げる仕組みを作りましょう。

その結果を真摯に受け止め、残業時間の削減、テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方の導入、公正で透明性の高い評価制度の構築、福利厚生の充実など、具体的な改善策に繋げることが大切です。

従業員が「この会社は自分たちのことを考えてくれている」と感じられるような取り組みが、エンゲージメントにつながり、人材の定着に結びつくため、待遇や労働環境は定期的に見直してください。

退職した後の働き方とは？

最後に、従業員目線で、退職した後の働き方についてまとめます。

退職を考えている人の参考になれば幸いです。

転職する

退職後の最も一般的な選択肢は、別の企業へ転職することです。

これまでの職務経験や培ってきたスキルを活かして、同業種の企業でキャリアアップを目指すケースもあれば、まったく異なる業界や職種に挑戦し、新たなキャリアを築くケースもあります。

転職であれば、転職活動を通じてそれぞれの市場価値を客観的に把握し、より良い労働条件や自分に合った企業文化の職場を探すことが可能です。

転職エージェントなどの専門サービスを活用することで、非公開求人の紹介を受けたり、キャリア相談に乗ってもらえたりと、効率的に活動を進めることもできます。

独立開業する

自分で事業をやりたいという考えがある場合、独立開業も有力な選択肢の一つです。

これまでの経験や専門知識を活かして、個人事業主として事業を始めるほか、株式会社などの法人を設立するのも良いでしょう。

事業計画の策定から資金調達、マーケティングまで、すべて自分の責任で行う必要がありますが、成功した際の達成感は他には代えがたいものではないでしょうか。

また、リスクを抑えて独立する方法として、確立されたビジネスモデルを利用できるフランチャイズに加盟したり、特定の商品やサービスの販売権を得る代理店として活動したりするなど、さまざまな形態が考えられます。

フリーランスとして働く

特定の企業に所属せず、個人として専門スキルを提供して働くフリーランスも近年増加している働き方です。

Webデザイナー、ライター、エンジニア、コンサルタントなど特定の専門分野でスキルを持っていれば時間や場所にとらわれずに働くことが可能になります。

なお、フリーランスの場合は複数のクライアントと契約し、プロジェクト単位で仕事を受けるのが一般的で、収入が不安定になるリスクはあるものの、仕事内容や労働環境を自分でコントロールできる自由度の高さが魅力です。

自分のスキルを磨き続けることで高収入を得ることも可能なため、やりがいもあります。

筆者もフリーランスとして働いており、自分のペースで働けています。

現在の職場に不満がある方は、本業を続けながら副業としてフリーランスに挑戦するのもおすすめです。

まとめ

本記事のまとめとして、退職代行サービスからの連絡は、企業にとって従業員との関係性や職場環境を見直す重要なシグナルであると捉えるべきです。

突然の通知に慌てることなく、まずは本人の意思確認を行い、法的なルールに則って冷静かつ事務的に手続きを進めることが大切です。

何より重要なのは、なぜ従業員が直接退職を言い出せずに代行サービスに頼らざるを得なかったのか、背景にある組織の課題を分析し、改善に繋げること。

コミュニケーションの活性化やハラスメント対策、公正な労働環境の整備といった予防策を講じることが従業員のエンゲージメントを高め、持続可能な組織づくりにつながります。

まずは、近年増加傾向にある退職代行サービスに対応できるよう、準備をすすめておくことをおすすめします。