経理業務において、日々の支出をどの勘定科目に振り分けるかは重要な作業です。
とりわけ、会議費と接待交際費は混同しやすく、その区別は税務処理にまで影響する可能性が否めません。
筆者もフリーランスで開業したばかりの頃は、打ち合わせでかかった費用を会議費にするのか、はたまた接待交際費にするのか迷っていました。
この記事では、会議費とは、会議費と接待交際費の違い、会議費の税務上の取り扱い、個人事業主の会議費、会議費の仕訳方法、会議費を経費計上する際の注意点、経理処理を効率化する方法について詳しく解説します。
会議費とは
まずは、会議費とはどのようなものなのかについて見ていきましょう。
会議費の定義
会議費は、会社の経営や業務遂行に必要な会議で発生する費用のことです。
この会議費には社内で行われるものだけでなく、取引先など社外の人間を含めて行われる場合も含まれます。
なお、具体的な費用としては、会議室の利用料や会議資料の作成費などが該当します。
レンタルルームなどで打ち合わせする場合、その費用も含むのが通例です。
会議費に含まれる費用
会議費には、会議を行うための会場費や資料作成費の他、会議中に提供されるお茶やコーヒー、弁当などの飲食代も含まれることがあります。
また、遠方での会議に参加するための交通費や宿泊費も会議費として計上可能です。
業務上必要な会議に関連する費用であれば、会議費として認められるでしょう。
ただ、過度な経費計上は税務上のトラブルになることもあるので、一度プロの税理士に相談してみてはいかがでしょうか。
会議費と接待交際費の違い
次に、会議費と接待交際費の違いについて見ていきましょう。
接待交際費とは
接待交際費とは、国税庁の定義によると「得意先や仕入先など事業に関係のある者に対する接待、供応、慰安、贈答などの行為のために支出する費用」とされています。
具体的には、接待費や機密費などが含まれるのが通例です。
会議費と接待交際費の区別
会議費と接待交際費を区別するためには、目的で分けるとわかりやすいです。
会議費はあくまで業務に関する会議や打ち合わせに直接関連する費用であり、主な目的は情報交換や意思決定にあるものの、接待交際費は取引先との関係を良好に保つことや事業の円滑な遂行を目的とした接待や贈答にかかる費用となります。
どちらも似て非なるものとなるため、経費計上時は区別して考えてください。
なお、明確に区別する場合は、会議の議事録や参加者の記録などがあると便利です。
どちらに該当するかを判定するためのフローチャートを作成することも、経理処理を効率化する上で役立ちます。
まずは、税務上どう区別するのかを把握しておきましょう。
一人あたりの金額による区分
社外の人間が参加する飲食費については、一人あたりの金額が区分の基準となります。
令和6年度の税制改正により、一人あたりの飲食費が10,000円以下であれば、原則として会議費として計上することが可能となりました。
仮に、基準となる金額を超える場合は、接待交際費として扱われやすくなります。
10,000円という基準は、税抜経理を採用している場合は税抜価格で、税込経理の場合は税込価格で判定するのが正式な方法です。
なお、中小企業の場合は年間800万円以下の接待交際費まで損金算入が認められる特例があるものの、1人あたり10,000円以下の飲食費を会議費として処理することで、既存の枠を気にせず損金算入可能です。
会議の目的による区分
支出が会議費となるか接待交際費となるかは、会議の目的によっても区分されます。
単に集まって飲食を伴う懇親を深めることが目的であれば、例え会議という名称を使用していたとしても接待交際費と判定されるでしょう。
逆に、業務に関する具体的な議題があり、議論や情報共有のために行われる会議であれば、付随する費用は会議費として判断可能です。
もし判断に迷う場合は、会議の内容や参加者、支出の目的を明確に記録しておくと良いのではないでしょうか。
会議費の税務上の取り扱い
ここからは、会議費の税務上の取り扱いについて見ていきましょう。
会議費の損金算入
原則として、業務に必要な会議にかかる会議費は全額損金算入が可能です。
損金算入とは、税務上の所得金額を計算する際に、費用として差し引くことを言います。
これにより課税所得が減少し、結果として税金負担を軽減することができます。
ただ、税務上接待交際費に該当するものは、会議費として処理しても一定金額（中小企業の場合は年間800万または接待飲食費の50%が上限）を超えた部分は損金算入できません。
ゆえに、それぞれ適切な勘定科目で処理することが必要です。
令和6年度の税制改正の影響
令和6年度の税制改正により、接待飲食費に係る損金算入の特例における一人当たりの金額基準が5,000円から10,000円に引き上げられました。
結果的に、社外の参加者との飲食についても、一人あたり10,000円以下であれば会議費として計上しやすくなり、より費用を損金として算入できるようになったわけです。
上記の税制改正は、中小企業にとって節税の機会を広げるものとなっています。
個人事業主の会議費
ここでは、個人事業主の会議費について見ていきましょう。
個人事業主が会議費を計上する条件
個人事業主も、事業に関連する会議の費用を会議費として経費に計上可能です。
法人と同様、会議の目的が事業に関連していることが前提ではあるものの、自宅での打ち合わせの際にかかった費用やカフェなどで打ち合わせを行った時の飲食代なども、業務に必要なものであれば会議費として認められる可能性があります。
ただ、プライベートな支出と混同するのはアウト！
個人事業主の接待交際費
個人事業主の場合、法人のように接待交際費の損金算入に上限額はありません。
業務に関連する接待交際費は、金額にかかわらず必要経費として計上できます。
これは法人との明確な違いの一つです。
ただ、税務調査などで内容を確認される場合があるため、支出の目的や参加者などを明確に記録しておくことが推奨されます。
将来的に法人化を検討している場合は、その法人の会議費と接待交際費の区分を理解しておくのが望ましいです。
会議費の仕訳方法
次に、会議費の仕訳方法について見ていきましょう。
会議費の勘定科目
会議費として支出した際の勘定科目は、一般的に「会議費」を使用します。
これは、会議や打ち合わせに直接関連する費用を区別するための科目です。
会議室の利用料、会議中の飲食代、資料代など、会議に関連する多種多様な費用をそれらの会議費という勘定科目にまとめて計上します。
上記のように適切に仕訳を行うことで、費用の内容を明確に把握し、税務調査にも即座に対応可能です。
具体的な仕訳例
例えば、取引先との会議のために外部の会議室を利用し、利用料として20,000円を現金で支払った場合の仕訳は以下のようになります。
- （借方）会議費20,000/（貸方）現金20,000
また、取引先との打ち合わせで飲食代が15,000円かかり、一人あたりの金額が10,000円以下であったため会議費として処理する場合の仕訳は以下の通りです。
- （借方）会議費15,000/（貸方）現金15,000
なお、クレジットカードで支払った場合は決済時と引き落とし時に分けて仕訳が必要です。
適切な仕訳を行うためにも、普段から支出の内容を正確に把握し、関連する証拠書類を保管しておくことが求められます。
会議費を経費計上する際の注意点
次に、会議費を経費計上する際の注意点について見ていきましょう。
証拠書類を保管する
会議費を経費計上するには、支出があったことを証明する証拠書類の保管が必要です。
領収書やレシートはもちろんのこと、会議の目的、日時、場所、参加者（氏名や名称、関係性）、支出金額などの詳細を記録しておくことが求められます。
上記の情報は、税務調査においてその支出が業務に関連する会議費であることを証明するためのものと言えます。
とりわけ、飲食を伴う場合など具体的な費用がわからなくなりそうな場合は、一人あたりの金額を算出できるよう参加人数を記録しておくのが理想です。
適切な情報を記載する
領収書や経費精算書に、前述のような会議の目的や参加者などの詳細情報を適切に記載することは税務上とても重要なこととされています。
適切に情報を記載することで、後から見返した際にその支出がどのような会議に関連するものか明確になり、会議費として計上した根拠を示すことが可能です。
情報が不足している場合、税務調査で経費として認められない可能性も出てくるので、議事録など、会議の実施を裏付ける書類も併せて保管しておいてください。
社内飲食の取り扱い
社内の従業員のみで行われる会議での飲食費についても、会議費として計上できます。
ただ、通常要する昼食程度の金額であることが前提です。
高額な飲食費や単なる従業員間の親睦を深めるための飲食（忘年会や新年会など）は、会議費ではなく福利厚生費や接待交際費として扱う場合があります。
社内飲食であっても、会議という実態が伴っているかどうかが区別の基準です。
こればかりは状況によって変わるからこそ、それぞれ記録を取っておきましょう。
経理処理を効率化する方法
会議費や接待交際費の仕訳など、経理処理を効率化するための方法はいくつかあります。
- 経費精算システムやクラウド会計ソフトを導入する
⇒領収書のデータ化や自動仕訳機能などを活用し、手入力の手間を削減できる
⇒経理担当者の負担が軽減され、より正確かつ迅速な処理が可能となる - 社内で会議費や接待交際費に関する明確な規定を設けておく
⇒従業員が迷わず申請し、経理部門がスムーズに仕訳を行える
以上のように、経理処理を普段から効率化できるようにしておけば、急に税務調査が入っても動揺することはありません。
まとめ
会議費と接待交際費は、どちらも事業に関連する費用ですが、目的や税務上の取り扱いに違いがあります。
とりわけ、飲食を伴う支出については、一人あたりの金額や会議の目的によって、会議費とするか接待交際費とするかの判断が必要です。
会社員はもちろんフリーランスの人も含め、令和6年度の税制改正による一人あたり10,000円以下の飲食費に関する取り扱いの変更点も理解しておいてください。
また、正確な経理処理と税務調査への対応のためにも、適切な勘定科目への仕訳や、領収書などの証拠書類に会議に関する詳細情報を記載し保管しておきましょう。
