会議費とは、事業に関する会議や打ち合わせに要した費用を処理するための勘定科目です。
会議費と似た勘定科目に接待交際費があり、税務上の取り扱いが異なるため、両者を正しく区別することが重要です。
特に飲食を伴う場合は、金額の上限や目的によってどちらに該当するかが変わります。
この記事では、会議費の定義から接待交際費との違い、具体的な仕訳方法までを詳しく解説し、適切な経費計上をサポートします。
INDEX
勘定科目「会議費」とは？事業に関わる打ち合わせの費用を指す
勘定科目の「会議費」とは、事業を円滑に進めるための会議や打ち合わせに関連して発生する費用を指します。
この費用の定義には、社内で行う会議だけでなく、取引先など社外の関係者と行う業務上の打ち合わせも含まれます。
具体的には、会議室のレンタル料、会議中に提供されるお茶やお菓子、弁当代、配布資料の印刷代、プロジェクターなどの備品レンタル料などが該当します。
会議という業務目的のために、それに付随して発生する幅広い費用を処理するための科目が会議費です。
会議費と接待交際費を分ける3つの判断基準
会議費と接待交際費は、どちらも事業関係者とのコミュニケーションに関わる費用ですが、税法上の損金算入ルールが大きく異なります。
一般的に、会議費は全額を損金にできますが、接待交際費は損金にできる金額に上限が設けられています。
そのため、税務調査などで指摘を受けないよう、両者を明確に区別して経理処理を行う必要があります。
この判断は、支出の目的、参加者、そして金額という3つの基準から総合的に行われます。
判断基準①：会議や打ち合わせが目的か、接待が目的か
最も重要な判断基準は、その支出が何のために行われたかという「目的」です。
会議費は、業務に関する情報交換や意思決定といった、事業の遂行そのものを目的とした打ち合わせにかかる費用です。
一方、接待交際費は、取引先など事業に関係のある者に対して、親睦を深めたり、良好な関係を築いたりするための接待、供応、慰安、贈答などを目的とする支出を指します。
したがって、支出の背景にある実質的な目的が業務の打ち合わせなのか、あるいは接待なのかが、両者を区別する上での根本的な違いとなります。
判断基準②：参加者に社外の人が含まれるか
支出の際の参加者も、勘定科目を判断する上での一つの基準です。
一般的に、社内の役員や従業員のみで行われる打ち合わせの費用は、会議費として処理されます。
これに対して、取引先など社外の事業関係者が参加する飲食などは、接待交際費とみなされる傾向があります。
ただし、社外の人が参加しているからといって、すべてが接待交際費になるわけではありません。
あくまで業務上の打ち合わせが主目的であり、後述する金額基準を満たす場合は、会議費として計上することが可能です。
判断基準③：飲食費が1人あたり10,000円以下か（令和6年度税制改正対応）
飲食を伴う費用の場合、1人あたりの金額が重要な判断基準となります。
令和6年度の税制改正により、接待を目的とした飲食代であっても、1人あたりの飲食代が10,000円（従来は5,000円）以下であれば、接待交際費から除外し、会議費として損金算入することが認められています。
この基準を適用するためには、飲食の年月日、参加者の氏名や関係性、参加人数、支払った金額を記載した書類を保存する必要があります。
この改正により、食事を伴う打ち合わせの経費処理における柔軟性が高まりました。
会議費にできるものはコレ！具体的な費用例を紹介
会議費は、会議や打ち合わせという業務に直接関連する費用を幅広く含む勘定科目です。
適切に経費として計上するためには、どのような費用が会議費の範囲に含まれるのかを具体的に理解しておくことが重要です。
会場費や飲食代はもちろん、会議を円滑に進めるために必要な備品のレンタル費用なども対象となります。
ここでは、会議費として一般的に認められる費用の具体例をいくつか紹介します。
会議で提供するお弁当やお茶、お菓子代
会議の場で提供される食事代やお茶、コーヒー、お菓子などの費用は、会議費として計上できます。
長時間の会議や昼食時間にかかる打ち合わせでお弁当を出す場合、その食事代は会議に付随する費用と見なされます。
ただし、これはあくまで会議を円滑に進めるための常識的な範囲の支出に限られます。
社会通念上、あまりにも高額で豪華な食事は、接待交際費と判断される可能性があるため注意が必要です。
あくまで業務の一環としての支出であることが前提となります。
会議室やレンタルスペースの利用料
会議を行うための場所代も会議費に該当します。
自社に適切な会議スペースがない場合、社外のレンタル会議室やコワーキングスペースの会議室を借りることがあります。
その際の会場費は、会議費として処理します。
また、カフェやホテルのラウンジなどで打ち合わせを行った際の飲食代も、会議のための場所代という性質を持つため、会議費に含めることができます。
プロジェクターやホワイトボード、マイクといった会議に必要な備品のレンタル料も同様に会議費となります。
会議に必要な資料の印刷代や備品のレンタル費用
会議を運営するために必要な補助的費用も会議費として計上できます。
例えば、会議で配布する議題や報告書、参考資料などを印刷するためのコピー代やプリント代がこれにあたります。
また、自社に設備がない場合に、プロジェクターやスクリーン、ノートパソコン、マイクなどのAV機器を外部からレンタルする際の費用も会議費の対象です。
これらの費用は、会議という主目的を達成するために直接必要な支出であり、事業経費として認められます。
これはNG！会議費として認められない費用のケース
会議費は事業に関連する費用ですが、どのような支出でも計上できるわけではありません。
勘定科目の選択を誤ると、税務調査で指摘を受け、追徴課税の対象となる可能性があります。
特に、接待交際費や福利厚生費、あるいは単なる私的な支出と混同しないよう注意が必要です。
ここでは、会議費として認められない費用の典型的なケースを解説し、適切な経理処理のための判断基準を明確にします。
接待や贈答を目的とした飲食費
取引先との関係を円滑にするための接待や、感謝の意を示すための贈答を目的とした支出は、会議費にはなりません。
例えば、1人あたりの金額が10,000円を超える飲食費や、ゴルフや観劇への招待費用、取引先に持参する手土産、お中元やお歳暮といった贈答品の購入費用は、典型的な接待交際費に該当します。
これらの支出は、業務上の情報交換を主目的とする会議とは性質が異なるため、会議費として処理することは認められていません。
目的が接待や贈答である場合は、接待交際費として正しく計上する必要があります。
社内の従業員のみで行う懇親会や忘年会の費用
社内の役員や従業員の慰安を目的として行われるイベントの費用は、会議費には該当しません。
例えば、全従業員を対象として一律に開催される忘年会や新年会、歓送迎会、社員旅行などの懇親会の費用は、福利厚生費として処理するのが一般的です。
これらのイベントは、業務上の意思決定や情報交換を目的とする会議とは異なり、従業員の士気を高めたり、社内の親睦を深めたりすることが目的です。
そのため、会議費ではなく福利厚生費という別の勘定科目で処理する必要があります。
事業と関係のない家族や友人との食事代
会議費として経費計上できるのは、あくまで事業活動に関連する支出のみです。
そのため、事業とは全く関係のない家族や友人とのプライベートな食事代は、当然ながら会議費として認められることはありません。
もしこのような支出を経費に計上した場合、税務調査で指摘されれば経費として否認されるだけでなく、場合によっては不正行為と見なされるリスクもあります。
事業の経費と私的な支出は明確に区別し、業務に関連しない費用は経費計上しないよう徹底することが重要です。
【具体例でわかる】会議費の基本的な仕訳方法
会議費を支払った際は、経費として帳簿に記録するために仕訳を行う必要があります。
仕訳は、費用の発生（借方）と、その支払い方法（貸方）を記録する作業です。
支払い方法が現金、クレジットカード、銀行振込など多岐にわたるため、それぞれのケースに応じた正しい仕訳方法を理解しておくことが大切です。
ここでは、日常業務でよく発生する具体的な取引例を3つ挙げ、それぞれの基本的な仕訳方法を解説します。
ケース1：カフェでの打ち合わせ代を現金で支払った場合
取引先との打ち合わせでカフェを利用し、コーヒー代1,500円を現金で支払った場合の仕訳は以下のようになります。
この場合、経費の発生として借方に「会議費」を、資産の減少として貸方に「現金」を記録します。
摘要欄には「〇〇社打ち合わせ代」のように、取引内容や相手先を具体的に記載しておくと、後から帳簿を見返した際に内容を把握しやすくなります。
この仕訳は、経費精算の基本となる最もシンプルな形です。
ケース2：貸し会議室の利用料をクレジットカードで支払った場合
貸し会議室の利用料10,000円をクレジットカードで支払った場合、仕訳は2段階で行うのが一般的です。
まず、カードを利用した日には、費用の発生として借方に「会議費」、債務の発生として貸方に「未払金」を計上します。
後日、クレジットカードの利用代金が指定口座から引き落とされた際に、借方に「未払金」、貸方に「普通預金」を計上し、債務を消し込む仕訳を行います。
これにより、費用の発生時点と実際の支出時点を正確に記録できます。
ケース3：会議用の弁当代を普通預金から振り込んだ場合
社内会議で利用する弁当代20,000円を、業者へ普通預金口座から銀行振込で支払った場合の仕訳は以下の通りです。
費用の発生として借方に「会議費」、預金の減少として貸方に「普通預金」を記録します。
この際、振込手数料が別途発生した場合は、その手数料も経費として計上する必要があります。
例えば、手数料が330円かかった場合、借方に「支払手数料」330円を追加し、貸方の「普通預金」を合計額の20,330円として仕訳を行います。
税務調査で慌てない！会議費の経費計上で注意すべき2つのポイント
会議費を正しく経費として計上し、将来の税務調査で指摘を受けないためには、日々の経理処理において注意すべき点があります。
特に、接待交際費との線引きが曖昧になりがちな飲食費については、その支出が正当な会議費であることを客観的に証明できる準備が不可欠です。
適切な証拠書類を整備・保管しておくことは、確定申告の内容の信頼性を担保し、円滑な税務調査対応につながります。
ここでは、そのために押さえておくべき2つの重要なポイントを解説します。
ポイント①：領収書に必要事項を必ず記載・保管する
経費計上の基本は、取引の事実を証明する領収書を正しく保管することです。
領収書には、①支払年月日、②支払先の名称、③金額、④取引内容（但し書き）が記載されている必要があります。
特に但し書きが「お品代」などと具体性に欠ける場合は、後から見て内容がわかるように、鉛筆などで「〇〇社との打ち合わせ飲食代」のように追記しておくことが重要です。
また、摘要欄に具体的な内容を記載しておくことで、帳簿と領収書の関連性が明確になります。
ポイント②：参加者や会議の目的を記録に残しておく
特に飲食費を会議費として計上する場合、領収書だけでは会議の実態を証明できないことがあります。
税務調査で接待交際費と疑われないようにするためには、その飲食が業務上の会議であったことを示す補足情報が極めて重要です。
領収書の裏面や経費精算書、あるいは別のメモなどに、会議の開催日、参加者の氏名と会社名、参加人数、会議の目的や内容を記録しておくことを推奨します。
これらの情報が、正当な経費計上であることを裏付ける客観的な証拠となります。
会議費の勘定科目に関するよくある質問
会議費の経理処理を行っていると、個別のケースで判断に迷う場面が出てきます。
例えば、アルコールが含まれる飲食の扱いや、個人事業主特有の費用の計上方法、税制改正で注目される金額基準の具体的な計算方法など、実務上の疑問は尽きません。
ここでは、法人や個人事業主の方から寄せられることが多い、会議費の勘定科目に関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q. アルコールが含まれる飲み会は会議費にできますか？
アルコールが含まれていても、会議としての実態があり、1人あたり10,000円以下の基準を満たせば会議費として計上可能です。
重要なのは、その場が業務に関する真摯な議論や打ち合わせの場であったかどうかです。
ただし、会議が終了した後の二次会の費用やカラオケ代など、明らかに遊興が目的となる支出は会議費として認められないため、接待交際費として処理する必要があります。
Q. 個人事業主が自宅でオンライン会議をした際の費用は経費になりますか？
個人事業主が事業遂行のために支出した費用は、経費として計上できます。
自宅でのオンライン会議にかかった通信費や電気代、会議用に購入した資料代などが該当します。
ただし、通信費や電気代のように私的な利用と事業での利用が混在している費用については、使用時間や面積など合理的な基準で事業使用分を按分（家事按分）して、その部分のみを経費として計上する必要があります。
Q. 1人あたり10,000円の基準は税込み・税抜きどちらで計算しますか？
1人あたり10,000円以下の飲食費を会議費として処理する際の金額判断は、自社が採用している経理処理方式によって決まります。
税抜経理方式を採用している場合は税抜きの金額で、税込経理方式を採用している場合は税込みの金額で判断します。
自社の経理方式を確認し、それに沿った金額で正しく判定することが求められます。
どちらの方式を採用しているか不明な場合は、経理担当者や顧問税理士に確認してください。
まとめ
会議費は、事業に関する会議や打ち合わせに付随する費用を処理する勘定科目です。
税務上、全額損金算入が可能な会議費と、損金算入額に上限がある接待交際費を区別することは極めて重要です。
その判断は、①目的（会議か接待か）、②参加者、③金額（飲食費が1人10,000円以下か）という基準で行います。
税務調査に備え、領収書の保管はもちろん、参加者や会議目的の記録を残すことが不可欠です。
なお、会議に関連する会費の扱いや、英語表記（Conference expenses）での処理も、これらの基本的な考え方に準じます。
