個人事業主として事業を運営する上で、領収書は避けて通れない存在です。
日々の取引で発生する経費を正しく計上し、確定申告をスムーズに進めるためには、領収書に関する正しい知識が不可欠と言えるでしょう。
ただ、領収書の書き方やもらい方がわからない人もいるのではないでしょうか。
そこで、この記事では領収書とは何か、個人事業主が領収書を発行する際のポイント、個人事業主が領収書を受け取る際のポイント、領収書の保管方法と期間、インボイス制度と領収書について詳しく解説します。
領収書に関する疑問や不安を解消し、安心して事業に取り組めるよう、ぜひ最後までお読みください。
領収書とは何か
領収書は、金銭の受け渡しを証明する書類のことです。
ここでは、領収書とは何かについて詳しく解説します。
領収書が事業に必要な理由
領収書が事業に必要な最も大きな理由は、支払った経費を証明するためです。
個人事業主は、事業で得た収入から必要経費を差し引いた所得に対して所得税を納めます。
この際、支払った金額が本当に事業に関わる経費であったことを税務署に示す証拠として、領収書が必要となります。
それら領収書を適切に保管しておくことで、確定申告の際に正確な経費を計上でき、所得税の計算を正しく行えるわけです。
なお、領収書は税務調査が入った場合にも重要な証拠書類となるからこそ、適切に保管しなければいけません。
領収書とレシートの違い
領収書とレシートはどちらも金銭の授受を証明する書類ですが、違いもあります。
・領収書
⇒宛名、日付、金額、但し書き、発行者情報などが手書きや印刷で記載される
・レシート
⇒購入日時、品目、金額、支払方法、店舗名などが機械的に印字される
経費精算においては、レシートも領収書と同様に証拠能力があるとされています。
とりわけ、レシートには品目が詳細に記載されている場合が多く、何にいくら使ったのかが明確に分かりやすいため、経費の内容を証明するのに有効です。
ただ、レシートによっては宛名が記載されないので、誰が支払ったのかを明確にするには自分で追記しなければなりません。
宛名を明確にするだけなら、領収書の方がわかりやすいです。
個人事業主が領収書を発行する際のポイント
次に、個人事業主が領収書を発行する際のポイントについて見ていきましょう。
領収書に記載すべき項目
領収書には法的に定められたいくつか記載事項があります。
これらの項目を漏れなく記載することで、正式な書類として認められます。
主な項目は、宛名、日付、金額、但し書き、発行者情報などです。
それらの項目を正確に記載することが、領収書を発行する際の主な書き方です。
宛名
領収書の宛名は、支払い相手の個人名または法人名を正確に記載する必要があります。
経費として認められるためには、宛名が明確であることが必須です。
個人事業主の場合、屋号があれば屋号を記載し、なければ個人名をご記載ください。
「上様」と記載されることもありますが、原則として具体的な宛名を記載することが望ましいとされています。
とりわけ、高額な取引や税務調査に備えるためには、正確な宛名が不可欠です。
相手から指定された宛名を正確に確認し、間違いのないように記載しましょう。
日付
領収書には、代金を受け取った日付を正確に記載する必要があります。
日付は、経費を計上する期間を特定するのに欠かせない情報の1つです。
西暦と年月日を明確にご記載ください。
請求書の日付と支払いのあった領収書の日付が異なる場合もあるため、実際に金銭の授受があった日付を記載しましょう。
確定申告では、1年の1月1日から12月31日までの日付の領収書が経費として認められるので、日付は正確に記載するのが肝心！
金額
領収書には、実際に受け取った金額を正確に記載します。
金額の改ざんを防ぐために、金額の頭に「¥」や「金」をつけ、末尾に「也」や「−」をつけるのが一般的です。
また、3桁ごとにカンマを打ち、金額の記載の後に括弧書きで税込みか税抜きかを明記する場合もあります。
とりわけ、5万円以上の領収書には収入印紙の貼付が必要になるため、正確な金額の記載はとても大事です。
金額を記載する際には数字を明確に、読みやすく書くように心がけてください。
例えば、3万円と記載する場合は「金30,000円也」のように記載しましょう。
但し書き
但し書きには、何に対する支払いであるかを具体的に記載します。
代表的な書き方は、以下の通りです。
・「事務用品代として」
・「書籍代として」
・「旅費交通費として」
以上のように取引の内容がすぐにわかるようにご記載ください。
「品代として」という記載でも無効ではありませんが、税務調査の際に内容を証明しづらくなる可能性があります。
できる限り具体的に記載することで、経費の正当性を明確に示すことが可能です。
なお、複数の商品をまとめて販売した場合は、主要な品目を記載するか「〇〇一式として」のように記載することも可能。
受け取る側が経費として計上する際に分かりやすいよう、丁寧な但し書きを心がけましょう。
発行者情報
領収書には、領収書を発行した側の情報として、氏名または名称（屋号）、住所を記載します。
個人事業主の場合、屋号があれば屋号と個人名を併記するのが通例です。
加えて、発行者の印鑑を押印すると、より信頼性を得られます。
法人の場合は、法人名、住所、代表者名を記載し、角印と代表者印を押印するのが通例です。
発行者情報は領収書が正規のものであることを証明し、後の確認作業や税務調査への対応に必要となるものと言えるでしょう。
まずはどのような項目が必要なのかを知り、明確に記載してみてはいかがでしょうか。
収入印紙が必要になるケース
領収書に収入印紙を貼る必要があるかどうかは、領収書の金額によって決まります。
特定の金額以上の領収書には、印紙税法に基づき収入印紙の貼付が義務付けられています。
これを怠ると、ペナルティが課される場合があるため十分にお気を付けください。
とりわけ、高額な取引が頻発する個人事業主は、収入印紙に関する知識を正しく理解しておきましょう。
収入印紙の金額は取引金額によって異なりますが、一般的には、後述する5万円以上の領収書に収入印紙が必要です。
なお、収入印紙の貼付は領収書の金額に応じた適切な額の収入印紙を準備し、領収書に貼り付けた上で印鑑や署名で消印を行えば完了です。
なお、消印を忘れると収入印紙を貼っていても無効となるため注意が必要！
5万円以上の領収書
領収書の金額が5万円以上の場合、収入印紙の貼付が必要です。
正確には、消費税額を含まない本体価格が5万円以上の取引に対して印紙税が課税されます。
例えば、本体価格が48,000円で消費税が4,800円の場合、合計額は52,800円になりますが、本体価格が5万円未満のため収入印紙は不要です。
対して、本体価格が5万円の場合は、収入印紙が必要となります。
収入印紙の金額は、5万円以上10万円以下の場合は200円、10万円を超え20万円以下の場合は400円というように、金額が高くなるにつれて印紙税額も上がるのでよくご確認ください。
領収書を発行する際には、取引金額を確認し、必要に応じて適切な金額の収入印紙を準備しましょう。
収入印紙が不要なケース
一定の条件下では、5万円以上の領収書でも収入印紙が不要となる場合があります。
例えば、クレジットカード決済の場合、信用取引とみなされ、原則として収入印紙は不要です。
また、オンライン上での取引や、PDF形式で発行される電子的な領収書についても、書類として交付されないため印紙税の課税対象外となります。
メールで送付される領収書も同様に、紙媒体で交付されないため収入印紙は不要です。
ただ、印刷して使用する場合は扱いが異なることも珍しくありません。
収入印紙の貼付が必要かどうか判断に迷う場合は、税務署や税理士にも相談すると良いかもしれません。
領収書に押印は必須なのか
領収書への押印は必須ではありません。
民法上、契約は当事者の意思表示のみで有効に成立し、押印は必ずしも必要とされていません。
したがって、領収書に印鑑が押されていなくても、記載内容が正確であれば証拠としての有効性はあります。
ただ、商慣習としては、とりわけ日本では領収書に押印することで書類の信頼性を得るという慣習があります。
企業間取引においては、押印がない領収書は無効とされる場合や経理処理が進まないケースも考えられるため、気を付けたいです。
個人事業主が領収書を発行する際には、相手の信用を得るためや取引をスムーズに進めるためにも、屋号の印鑑などを押印するのが通例です。
もちろん、押印がなくても領収書が無効になるわけではないので、相手によって対応を工夫するのも良いかもしれません。
個人事業主が領収書を受け取る際のポイント
ここからは、個人事業主が領収書を受け取る際のポイントについて見ていきましょう。
宛名を正確に記載してもらう
領収書を事業の経費として計上するためには、正確な宛名が必要です。
支払いを行う際には、必ず自分の氏名または屋号を正確に伝えて、領収書の宛名欄に記載してもらいましょう。
「上様」と記載された領収書でも経費として認められるケースはありますが、高額取引の際や税務調査の際には、事業との関連性を証明するために、より具体的な宛名が求められることがあります。
ゆえに、領収書を受け取る際には、宛名が正確に記載されているかをご確認ください。
もし誤りがあれば、その場で訂正してもらいましょう。
レシートを領収書代わりにする場合
多くの店舗では、レシートが発行されます。
レシートは、品目、金額、日時、店舗名などが詳細に記載されており、経費の証拠として十分に認められます。
とりわけ少額の支払いの場合や1つ1つの品目を明確にしたい場合は、レシートを領収書の代わりとして活用可能です。
ただ、レシートには宛名が記載されないのが普通です。
誰が何のために支払ったのかを明確にするためには、レシートの余白に自分の氏名や簡単な品目、利用目的などを手書きで追記しておくと後々の整理や確定申告の際に便利です。
レシートも領収書と同様に、厳重に保管しておくと後々役立ちます。
クレジットカード利用時の領収書の扱い
クレジットカードで支払いを行った場合、通常、店舗からはクレジットカード売上票のお客様控が渡されます。
これは領収書とは異なり、カード会社を通じて決済が行われたことを証明するものです。
正式な領収書が必要な場合は、店舗にその旨を伝え、別途領収書を発行してもらう必要があります。
ただ、クレジットカード利用時には、収入印紙は不要です。
なお、店舗によってはクレジットカード払いの場合、領収書の発行を断られることもあるので、もし断られたらクレジットカードの利用明細で経費を証明してください。
まずは店員の方に聞いてみましょう。
クレジットカード明細を代用する場合
クレジットカードで支払いを行い、領収書が手に入らなかった場合や紛失した場合は、クレジットカードの利用明細を領収書の代わりとして使用することが可能です。
クレジットカード明細には、利用日時、金額、加盟店名などが記載されており、これらの情報から支払いの事実や内容を確認できます。
ただ、クレジットカード明細だけでは、購入した具体的な品目が不明確な場合も……。
そのため、可能であれば、利用明細と合わせてインターネット購入時の注文確認メールや店舗で受け取ったレシートなどを管理しておいてください。
確定申告の際には、利用明細が経費の証拠として認められるので、忘れずに保管しておきましょう。
領収書がない場合や紛失した場合の対応
領収書をもらい忘れたり、紛失してしまったりすることは誰にでも起こり得ることです。
ただ、領収書がないからといって、その経費が一切認められないわけではありません。
領収書がない場合でも、支払いの事実を証明できる代替書類があれば、経費として計上できる可能性があります。
例えば、銀行の振込明細やクレジットカードの利用明細、購入した商品の納品書や請求書などが代替書類として考えられます。
上記の書類がない場合でも、出金伝票を自分で作成することで対応可能です。
出金伝票を作成する
領収書がない場合や紛失した場合に、支払いの事実を記録するために出金伝票を作成することが可能です。
出金伝票は、自分で作成する会計帳簿の一つで、支払いの内容、日付、金額、支払先などを記載します。
出金伝票を作成する際には、いつ、誰に、何のために、いくら支払ったのかを具体的に記入することが求められます。
出金伝票だけでは証明力が弱いとみなされる可能性もあるので、できる限り、支払いを証明できる他の書類（購入した商品の写真やサービスを利用時のメールのやり取り）も一緒に保管しておくと安心です。
税務調査が入った際に、出金伝票と合わせて他の資料を提示することで、より経費の正当性を主張できるかもしれません。
領収書の保管方法と期間
ここでは、領収書の保管方法と期間について見ていきましょう。
領収書の保管期間
領収書の保管期間は、申告方法によって異なります。
所得税法により、個人事業主は帳簿書類を一定期間保存することが義務付けられています。
保管期間は、確定申告の種類によって違いがあるため、自分がどの申告方法を選択しているかを確認し、適切な期間、領収書を保管することが重要です。
いつまで保管すれば良いのか、何年間保管が必要なのかを正しく理解しておくことが大切です。
白色申告の場合
白色申告を行っている個人事業主の場合、領収書を含む帳簿書類の保管期間は原則として5年間と定められています。
これは、所得税の申告期限から5年間遡って保管する必要があるという意味です。
例えば、2024年分の確定申告（2025年3月15日提出期限）に関する領収書は、2030年3月15日まで保管しておく必要があります。
ただ、前々年分の事業所得が300万円を超える場合は、帳簿の保存期間が7年間に延長されるなどいくつか注意が必要です。
青色申告の場合
青色申告を行っている個人事業主の場合、領収書を含む帳簿書類の保管期間は原則として7年間と定められています。
それは、青色申告の特典を受けるための要件の1つです。
例えば、2024年分の確定申告（2025年3月15日提出期限）に関する領収書は、2032年3月15日まで保管しておく必要があります。
白色申告よりも保管期間が長いからこそ、より計画的な整理と保管が必須です。
保管期間を過ぎた領収書は処分しても問題ありませんが、税務調査の可能性も考慮し、余裕をもって保管しておいて損はありません。
効率的な領収書の整理方法
日々発生する取引で領収書を効率的に整理することは、確定申告を行う際、必要な書類をすぐに取り出すために欠かせません。
整理の手段には色んな方法がありますが、大前提として自分が継続しやすい方法を選ぶことが必要と言えます。
具体的には、目的別に分類したり物理的に整理しやすい方法を取り入れたり、やりやすい方法を実践すると効果的です。
月ごとや勘定科目ごとの分類
領収書を整理する上で最も効率的な方法の一つが、月ごとや勘定科目ごとに分類する方法です。
手順は以下の通りとなります。
1.領収書を受け取った日付で月ごとに分ける
2.月の中で交通費・消耗品費・通信費など勘定科目ごとにさらに分類する
⇒正確に分類しておくと後で会計ソフトへの入力や確定申告の際に必要な領収書を素早く見つけられる
⇒クリップで留めたり封筒に入れたりして月と勘定科目を明記しておくと、より分かりやすくなる
定期的に以上の作業を行うことで、領収書が溜まりすぎるのを防ぎ、常に整理された状態を保つことができます。
まずは日付で分けるところから始めるとわかりやすいです。
スクラップブックやファイルでの整理
物理的に領収書を保管する方法として、スクラップブックやファイルを使用するのも有効です。
日付順に領収書を台紙に貼り付けたり、A4サイズのクリアファイルに月ごとにまとめて入れたりすることで、領収書がバラバラになるのを防ぎ、紛失のリスクを低減できます。
市販の領収書整理ファイルなどもご活用ください。
上記のものに月や年を記載したインデックスをつけると、さらに探しやすくなります。
当整理方法は、領収書を1つ1つ確認しながら行うため、何にいくら使ったか把握しやすいのも利点です。
電子帳簿保存法に対応した保管方法
2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、領収書の電子保存の要件が緩和され、個人事業主も比較的容易に領収書を電子データとして保管できるようになりました。
これにより、紙の領収書を物理的に保管する手間やスペースを削減可能です。
電子保存を行う場合は、一定の要件を満たす必要がありますが、適切に行えば領収書の保管方法が変わります。
スキャンしたり、専用のアプリを使用したり、タイムスタンプを付与したりする方法があるので、それぞれ自分に合った方法で保管してみると良いかもしれません。
紙の領収書をスキャンして保存
紙で受け取った領収書でも、スキャンして電子データとして保存することが可能です。
スキャンする際には、領収書の記載内容が鮮明に読み取れる解像度で、カラーでスキャンする必要があります。
なお、これらスキャンしたデータには、タイムスタンプを付与するのが義務です。
タイムスタンプは、その時刻以降にデータが改ざんされていないことを証明するもので、特定のソフトウェアやサービスを利用して付与します。
スキャンした紙の領収書は、税務署長の承認を受ければ破棄することも可能ですが、一定の期間保存しておいた方が安全です。
スキャンのルールや要件は電子帳簿保存法で確認できます。
電子データで受け取った領収書の保存
メールやダウンロードなどで電子データとして受け取った領収書は、そのまま電子データとして保存する必要があります。
電子取引で受け取ったデータは、紙に出力して保存することは原則として認められていません。
保存する際には、データの真実性や可視性を確保するための措置が必要です。
具体的には「タイムスタンプを付与する」「訂正削除履歴が残るシステムを利用する」「訂正削除の規程を設けて運用する」などの方法があります。
電子帳簿保存法の要件に従い、適切に保存するのが原則です。
電子保存に役立つツールやアプリ
領収書の電子保存を効率的に行うためには、会計ソフトや領収書管理アプリなどのツールやアプリの活用が有効です。
これらのツールやアプリには、領収書をスマートフォンで撮影したり、スキャンデータを取り込んだりする機能があり、自動でデータ化してくれるものもあります。
また、タイムスタンプの付与機能や、検索機能を備えているものもあり、領収書の管理の手間を大幅に削減できます。
料金がかかるものもありますが、日々の記帳作業や領収書の整理にかかる時間を考慮すると、導入を検討する価値は十分にあると言えるでしょう。
自身の事業規模や利用状況に合わせて、最適なツールやアプリを選ぶとより快適です。
まずは試しにいくつかのツールやアプリを活用してみてはいかがでしょうか？
インボイス制度と領収書
最後に、インボイス制度と領収書について見ていきましょう。
インボイス制度における領収書の変更点
インボイス制度の開始により、消費税の仕入税額控除を適用するためには、適格請求書（インボイス）または適格簡易請求書（簡易インボイス）の保存が必要となりました。
適格請求書や簡易インボイスには、従来の領収書の記載事項に加え、登録番号や適用税率、消費税額などの記載が求められます。
とりわけ、課税事業者である個人事業主が他の課税事業者に対して商品やサービスを提供し、相手が仕入税額控除を受けるためには、自身が適格請求書発行事業者として登録し、これらの記載事項を満たした領収書（簡易インボイスとなる場合）の発行が必要です。
一部、領収書の書き方が変更されているので、ご注意ください。
適格簡易請求書としての領収書
小売業や飲食店業など、不特定多数の者を相手に商売を行う特定の事業者については、適格請求書に代えて「適格簡易請求書（簡易インボイス）」を交付することが認められています。
領収書も簡易インボイスの要件を満たせば、適格簡易請求書として扱うことが可能です。
簡易インボイスとしての領収書には、以下の記載事項が必要です。
・適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
・課税資産の譲渡等を行った年月日
・課税資産の譲渡等に係る対価の額（税込み）
・課税資産の譲渡等に係る適用税率
・消費税額等
以上の項目を記載することで、領収書が簡易インボイスとなり、受け取った側は仕入税額控除を適用することができます。
インボイス制度に対応するためには、自身の事業が簡易インボイスを交付できる業種に該当するかを確認し、必要な記載事項を満たした領収書を発行するよう準備しましょう。
まとめ
当記事では、個人事業主が知っておくべき領収書について解説しました。
領収書は単なる紙切れではなく、事業の信頼性を得て、税務上の問題を避けるための重要な書類です。
適切な発行、丁寧な保管、法制度への対応は事業を安定させるためにも大切なものと言えます。
当記事で得た情報を日々の業務に活かし、自信を持って事業を運営していきましょう。
もし不明な点があれば、税理士などの専門家に相談することも視野に入れ、適切な対応を心がけてください。
